Dokumentų valdymo sistemos (DVS) Lietuvoje jau tapo įprasta priemone daugelyje įmonių. Ji tvarkyti sutartis, sąskaitas, ataskaitas ir kitus dokumentus. Vis dėlto, klausimas dėl jų integracijos su valstybinėmis institucijomis, tokiomis kaip „Sodra“ ar Valstybinė mokesčių inspekcija (VMI), vis dar kelia diskusijų. Ar iki 2030-ųjų realu, kad įmonės DVS galės tiesiogiai komunikuoti su šiomis sistemomis?
Dabartinė situacija Lietuvoje
Šiuo metu tiek „Sodra“, tiek VMI jau siūlo nemažai elektroninių paslaugų.
Pavyzdžiui:
- Per EDS (Elektroninio deklaravimo sistemą) galima teikti įvairias deklaracijas, finansines ataskaitas, gauti pranešimus.
- „Sodros“ draudėjų portalas leidžia darbdaviams teikti ataskaitas, gauti informaciją apie įmokas, patikrinti duomenis.
Tačiau šios sistemos dažniausiai veikia atskirai, o įmonėms reikia rankiniu būdu įkelti dokumentus ar pildyti formas. Tai reiškia papildomą administracinį laiką ir riziką suklysti.
Kokia būtų DVS integracijos nauda?
Jeigu dokumentų valdymo sistemos Lietuvoje būtų tiesiogiai integruotos su „Sodra“ ir VMI, tai suteiktų didžiulių privalumų.
- Automatizuotas duomenų pateikimas. Sąskaitos, atlyginimų žiniaraščiai ar kiti dokumentai būtų automatiškai siunčiami į VMI ar „Sodrą“.
- Mažiau klaidų. Sumažėtų žmogiškojo faktoriaus rizika, nes duomenys būtų perduodami tiesiai iš sistemos.
- Laiko taupymas. Įmonės nebeturėtų dubliuoti veiksmų: paruošti dokumentą DVS ir vėliau jį ranka įkelti į EDS ar „Sodrą“.
- Vieninga duomenų bazė. Visi įmonės finansiniai ir teisiniai dokumentai būtų matomi tiek pačiai įmonei, tiek valstybės institucijoms.
- Didėjantis skaidrumas. Valstybė galėtų greičiau ir tiksliau analizuoti duomenis, mažėtų šešėlinės ekonomikos mastai.
Konica Minolta DVS siūlomos funkcijos
Kokie iššūkiai laukia?
Nors nauda akivaizdi, integracija nėra paprasta.
Pagrindiniai iššūkiai:
- Teisinis reguliavimas. Dabartiniai teisės aktai ne visada numato galimybę automatiškai dalintis dokumentais tarp privačių įmonių ir valstybinių sistemų. Reikėtų parengti aiškią teisinę bazę.
- Duomenų saugumas. Tokia integracija reikalautų aukščiausio lygio kibernetinės apsaugos. Bet koks duomenų nutekėjimas galėtų sukelti rimtų pasekmių.
- Technologinė suderinamumo problema. Skirtingos įmonės naudoja skirtingas DVS, todėl reikėtų bendro standarto, pagal kurį vyktų duomenų mainai.
- Institucijų pasirengimas. „Sodra“ ir VMI turėtų atnaujinti savo IT sistemas, kad jos galėtų priimti duomenis iš išorinių platformų.
Europos patirtis
Pažvelgus į kitas Europos šalis, matome, kad tokia praktika jau pradeda veikti. Pavyzdžiui, Estijoje dauguma įmonių finansinių dokumentų yra automatiškai prieinami mokesčių inspekcijai. Tai palengvina tiek įmonių darbą, tiek valstybės kontrolę.
Lietuva jau seniai deklaruoja siekį tapti skaitmeninės ekonomikos lydere regione, todėl natūralu, kad DVS integracija su valstybinėmis institucijomis galėtų būti vienas svarbiausių žingsnių artimiausioje ateityje.
Ar tai realu iki 2030 m.?
Atsižvelgiant į technologijų plėtrą, politinę kryptį ir verslo poreikius, galima teigti, kad DVS integracija su „Sodra“ ir VMI yra labai tikėtina iki 2030 m. Tikėtina, kad pradžioje bus diegiami pilotiniai projektai didesnėse įmonėse, o vėliau sistema taps prieinama ir smulkiajam verslui.
Didžiausią impulsą šiam procesui gali duoti ES skaitmenizacijos politika, kuri skatina šalių narių viešojo sektoriaus modernizavimą ir duomenų apsikeitimą.
DVS integracija su „Sodra“ ir VMI Lietuvoje – ne klausimas „ar“, bet „kada“. Tai suteiktų didelę naudą įmonėms, sumažintų administracinę naštą ir padidintų skaidrumą valstybės mastu.
Iki 2030 m. ši idėja greičiausiai taps realybe, o pirmieji, kurie pasiruoš ir pradės naudoti pažangias DVS sistemas, turės didžiausią pranašumą.
