Kiekvienas verslo savininkas mano išmanantis atlyginimus. Juk tai paprasta – sutartas skaičius, mokesčiai, pervedimas į sąskaitą. Deja, būtent šis tariamas paprastumas sukuria klaidingą saugumo jausmą, kuris vėliau virsta finansinėmis problemomis.
Per pastaruosius metus kalbėjausi su dešimtimis verslininkų ir buhalterių. Išryškėjo keli įsitikinimai, kurie kartojasi iš įmonės į įmonę – ir kurie beveik visada yra klaidingi.
Mitas nr. 1: „Mažai įmonei užtenka Excel lentelės”
Tai bene populiariausias įsitikinimas. Jei turite penkis darbuotojus, kam mokėti už sistemas? Skaičiuoklė nemokama ir lanksti.
Teoriškai – taip. Praktiškai – Excel neapsaugo nuo klaidų, neprimena apie pasikeitusias mokesčių taisykles ir nesugeneruoja ataskaitų Sodrai. Kiekvieną mėnesį tenka rankiniu būdu tikrinti tarifus, skaičiuoti NPD, formuoti mokėjimo pavedimus.
Vieno tyrimo duomenimis, mažos įmonės, naudojančios skaičiuokles atlyginimams, vidutiniškai patiria tris-keturias klaidas per metus. Kiekvienos klaidos taisymas užima laiką, o kartais ir kainuoja – tiek pinigais, tiek santykiais su darbuotojais.
Mitas nr. 2: „Buhalteris viską sutvarkys”
Išorinis buhalteris ar buhalterinės apskaitos įmonė – puikus sprendimas daugeliui. Tačiau manyti, kad galima tiesiog perduoti visus popierius ir pamiršti – klaida.
Buhalteris dirba su duomenimis, kuriuos gauna. Jei negauna informacijos apie darbuotojo nedarbingumą, atostogų pakeitimą ar naują priedą – skaičiuoja pagal tai, ką žino. Atsakomybė už informacijos perdavimą visada lieka įmonei.
Be to, išorinis buhalteris dažnai aptarnauja dešimtis klientų. Mėnesio pabaigoje jo dėmesys išsisklaido. Klaidos tikimybė didėja būtent tada, kai apkrova didžiausia.
Mitas nr. 3: „Mokesčių tarifai keičiasi retai”
2024 metais Lietuvoje keitėsi NPD skaičiavimo formulė. 2023 – Sodros įmokų lubos. 2022 – GPM tarifai tam tikroms pajamų grupėms. Beveik kiekvienais metais vyksta pokyčių, kurie tiesiogiai veikia atlyginimų skaičiavimą.
Įmonė, kuri neseka šių pokyčių, rizikuoja skaičiuoti neteisingai mėnesiais. Kai klaida išaiškėja – per VMI patikrinimą ar darbuotojo skundą – tenka perskaičiuoti atgaline data, mokėti skirtumą ir kartais – baudas.
Patikima darbo užmokesčio skaičiavimo programa šiuos atnaujinimus įdiegia automatiškai. Vartotojui nereikia sekti Seimo posėdžių ar VMI pranešimų – sistema jau žino aktualius tarifus.
Mitas nr. 4: „Atlyginimų skaičiavimas užima kelias valandas per mėnesį”
Taip gali būti – jei viskas veikia tobulai. Realybėje kiekvienas mėnuo atneša išimčių. Vienas darbuotojas grįžo iš vaiko priežiūros atostogų mėnesio viduryje. Kitas turėjo nedarbingumo lapelį, kuris apėmė dviejų mėnesių ribą. Trečias prašo avansą ne įprastą dieną.
Kiekviena tokia situacija reikalauja papildomo laiko, tikrinimo, kartais – konsultacijų su teisininkais ar VMI. Įmonės, kurios neskiria pakankamai resursų šiam procesui, dažnai atsiduria situacijoje, kai atlyginimų diena tampa stresu visai administracijai.
Mitas nr. 5: „Darbuotojams svarbu tik galutinė suma”
Šiuolaikiniai darbuotojai, ypač jaunesnė karta, nori suprasti savo atlyginimo struktūrą. Kas sudaro bendrą sumą? Kokie mokesčiai išskaičiuojami? Kiek sukaupė pensijų fonduose?
Įmonė, kuri negali pateikti aiškaus atlyginimo lapelio, atrodo neprofesionaliai. Dar blogiau – kelia įtarimų, kad galbūt kažkas skaičiuojama neteisingai. Skaidrumas tapo lūkesčiu, o ne privalumu.
Mitas nr. 6: „Automatizacija – tik didelėms įmonėms”
Prieš dešimt metų tai galėjo būti tiesa. Darbo užmokesčio sistemos buvo brangios, reikalavo serverių ir IT specialistų diegimui. Šiandien situacija visiškai kitokia.
Debesijos sprendimai prieinami už keliasdešimt eurų per mėnesį. Diegimas užtrunka dienas, ne mėnesius. Sąsaja suprantama žmogui be buhalterinės patirties. Mažiausia įmonė gali naudotis tais pačiais įrankiais kaip ir korporacija.
Klausimas nebėra „ar galime sau leisti automatizuoti”, o „ar galime sau leisti neautomatizuoti”. Laikas, sutaupytas neskaičiuojant rankiniu būdu, atsiperka greičiau nei tikimasi.
Ką rodo praktika
Įmonės, kurios atsisakė šių mitų, praneša apie konkrečius rezultatus. Sumažėjęs laikas administravimui – vidutiniškai trys-keturios valandos per mėnesį. Mažiau klaidų – kai kurios įmonės jų visiškai išvengia. Geresni santykiai su darbuotojais – kai atlyginimas visada teisingas ir laiku.
Tai nėra revoliucija. Tai tiesiog profesionalus požiūris į procesą, kuris kartojasi kiekvieną mėnesį ir liečia kiekvieną įmonės darbuotoją.
Nuo ko pradėti
Jei atpažinote bent vieną iš šių mitų savo įmonėje, pradžiai užtektų vieno žingsnio – įsivertinti, kiek iš tiesų laiko ir energijos kainuoja dabartinis procesas. Ne tik valandos prie skaičiuoklės, bet ir klaidos taisymas, nesusipratimų aiškinimasis, streso lygis mėnesio pabaigoje.
Tik turint tikrą vaizdą galima priimti sprendimą, ar verta kažką keisti. Dažnai atsakymas būna akivaizdus.
