Žmonės dažnai nemaloniai nustemba sužinoję, kad išversto ir net notaro patvirtinto dokumento kitoje šalyje kartais vis tiek nepakanka. Kad jis būtų pripažintas kitoje šalyje, neretai reikia dar vieno žingsnio — apostilės arba legalizavimo procedūros. Būtent čia daugelis ir sustoja, nesuprasdami, kurio iš jų reikia. Šios sąvokos skamba sudėtingai, bet iš esmės viskas gana paprasta, jei žinai eiliškumą. Svarbiausia — nepradėti nuo vidurio, o eiti žingsniais nuo pradžios, nes kiekvienas etapas remiasi ankstesniu.
1. Išsiaiškinkite reikalavimus
Pirmiausia sužinokite, ko konkrečiai prašo priimanti institucija ir ar šalis yra prisijungusi prie Hagos konvencijos. Nuo to priklauso viskas: vienoms šalims pakanka apostilės, kitoms reikia platesnio legalizavimo. Šis žingsnis svarbiausias, nes visa likusi tvarka priklauso nuo atsakymo. Praleidus šį žingsnį, galima kruopščiai sutvarkyti dokumentą, kurio priimanti pusė vis tiek nepripažins, ir viską pradėti iš naujo.
2. Sutvarkykite vertimą
Dokumentas išverčiamas, o oficialiam naudojimui reikalingas dokumentų vertimas atliekamas taip, kad jį būtų galima patvirtinti. Svarbu, kad vertimą atliktų kvalifikuotas specialistas, nes nuo to priklauso, ar dokumentą apskritai bus galima tvirtinti toliau.
3. Patvirtinkite
Priklausomai nuo atvejo, reikia notaro patvirtinimo, liudijančio vertėjo parašą ir kvalifikaciją. Svarbi ir seka — kartais pirma tvirtinamas originalas, kartais vertimas, ir tik žinant tvarką išvengiama kartojimo. Dažnas klausimas čia: ką tvirtinti — originalą ar kopiją. Atsakymas priklauso nuo šalies ir dokumento tipo, todėl tikslius reikalavimus verta pasitikslinti iš anksto.
4. Gaukite apostilę arba atlikite legalizavimą
Hagos konvencijos šalims užtenka apostilės — specialaus patvirtinimo, liudijančio, kad dokumentas išduotas teisėtai ir gali būti pripažįstamas kitose konvencijos valstybėse. Kitoms šalims reikia ilgesnės legalizavimo procedūros, kuri sudėtingesnė, brangesnė ir gerokai užtrunka, todėl ją verta pradėti anksčiausiai.
Kada apostilės nepakanka
Apostilė galioja tik tarp Hagos konvencijos šalių. Jei dokumentas keliauja į šalį, kuri prie konvencijos neprisijungusi, vietoje apostilės reikia platesnės legalizavimo procedūros, kurioje dalyvauja ir tos šalies atstovybė. Ji ilgesnė ir sudėtingesnė, todėl apie ją verta sužinoti dar prieš pradedant. Būtent todėl pirmasis žingsnis — reikalavimų pasitikslinimas — ir yra svarbiausias visame kelyje.
Kiek laiko tam skirti
Apostilė ar legalizavimas prideda laiko prie viso proceso, o skubinti valstybines procedūras ne visada įmanoma. Todėl, jei dokumentas reikalingas konkrečiai datai, į planą verta įtraukti ir šiuos žingsnius, o ne tik patį vertimą. Anksti pradėjęs išvengsi nervingo laukimo ir skubotų sprendimų paskutinę savaitę prieš kelionę.
Dažniausios klaidos
Kelios klaidos kartojasi ypač dažnai. Pirmoji — pradėti nuo vertimo, nepasitikslinus, ko reikalauja priimanti šalis, ir vėliau viską daryti iš naujo. Antroji — sumaišyti eiliškumą, kai tvirtinama ne ta tvarka. Trečioji — palikti viską paskutinei savaitei, nors valstybinės procedūros užtrunka. Ketvirtoji — tvirtinti ne tą dokumentą, originalą vietoje kopijos ar atvirkščiai. Visų šių klaidų išvengiama vienu paprastu žingsniu: iš anksto išsiaiškinus tikslią tvarką.
Kodėl geriau nedaryti to vienam
Ši sritis pilna niuansų, kurie skiriasi pagal šalį ir dokumento tipą, o suklydus tvarkoje procedūrą tenka kartoti. Todėl tokiais atvejais pasitarnauja vertimų biuras Vilniuje, kuris paaiškina ir parodo visą kelią nuo pirmo vertimo iki galutinio patvirtinimo. Vietoje blaškymosi po institucijas ir kartotinių bandymų užsakovas gauna vieną aiškų planą, ką ir kokia tvarka daryti, kad dokumentas užsienyje būtų priimtas iš pirmo karto ir laiku.